La parte gestionale dell'area viene effettuata dalla segreteria, dal DSGA e dal DS con differenti funzionalità.
Vediamo rappresentato nel diagramma di flusso seguente le attività gestionali, il loro ordine e a chi competono.
Per prima cosa occorre accedere all'area Progetti premendo nel link nel menu.
Succesivamente, la prima operazione è a cura della segreteria e può essere eseguita dal personale, dal DSGA o direttamente dal DS accedendo al menu laterale alla voce definisci parametri generali in cui, come mostrato in figura, è possibile:
- l'intervallo di date in cui i docenti possono presentare i progetti
- l'intervallo temporale in cui i docenti possono rendicontare e dichiarare chiusi i progetti
- la tipologia dei progetti
- la descrizione delle attività progettuali e i relativi costi
- il numero massimo di giorni dopo cui puo' essere inserita la firma nel registro
A questo punto i docenti quando accedono all’area progetti hanno la possibilità di inserire i progetti tramite il link del menu a destra inserisci nuovo. Questa parte verrà descritta nel manuale utente. Al termine della compilazione della scheda progetto il docente preme 'invia in modo definitivo' e da quel momento non ha più la possibilità di modificare i dati relativi al progetto e la piattaforma invia la scheda progetti elaborata tramite email per la protocollazione.
Qui in figura un esempio di struttura dell'email che viene inviata.
La segreteria, il DS e il DSGA hanno sempre la possibilità di verificare la situazione dei progetti accedendo al link Cerca posto nel menu a destra, come mostra la figura qui sotto.
Come si può vedere viene mostrato: il titolo del progetto, il referente alcuni dati e le azioni che si possono effettuar e sul progetto.
L'icona gialla mostra un report delle attività progettuali già svolte e/o programmate, l'icona relativa alla stampante apre la scheda progetto inviata dal referente.
Il pulsante genera incarichi, attivo solo per i progetti nella stato finanziato consente al sistema di generare in modo definitivo gli incarichi da consegnare ai docenti.
Come si può vedere in alto è anche possibile effettuare una ricerca filtrata dei progetti in base al loro stato, poiché gli stati in cui il progetto si può trovare sono molti è opportuno definire chiaramente cosa essi significano. Per seguire tutto il flusso della procedura relativa ai progetti è importante che a tutto il personale amministrativo sia chiaro il significato dello stato del progetto. La tabella qui sotto spiega chiaramente i significati.
| Stato | Descrizione |
| Bozza | Quando il docente inizia a compilare la scheda progetto, il sistema memorizza i dati ma il progetto non è ancora inviato in forma definitiva |
| inviato | Il progetto è stato inviato in modo definitivo e non è più modificabile |
| approvato | il progetto è stato approvato dal Collegio Docenti |
| non approvato | il progetto non è stato approvato dal Collegio Docenti |
| finanziato | Il progetto è finanziato, questo stato viene messo dal DS o dal DSGA dopo una valutazione dello stato di fattibilità della scheda finanziaria. Quando si trova nello stato finanziato possono poi essere generati gli incarichi |
| approvato non finanziato | Il progetto è stato approvato dal Collegio Docenti ma non ci sono risorse finanziarie per svolgerlo, anche questa informazione viene inserita dal DS o dal DSGA |
| in revisione | in ogni momento, il DS ha la possibilità di richiedere una revisione al docente referente inserendo anche una nota di revisione |
| da approvare dopo revisione | il docente referente ha rielaborato la scheda del progetto messo in revisione dal DS, l'ha reinviato e il progetto è in attesa della presa visione e approvazione del DS |
| concluso | Significa che il progetto è concluso, la chiusura del progetto viene inserita dal docente referente |
Dopo chei progetti sono stati inviati, la normativa prevede che siano approvati dagli organi collegiali, pertanto dopo l'approvazione del collegio docenti, il DS o il DSGA, hanno la possiblità di accedere al link Autorizzazione del Collegio Docenti e, come mostrato in figura qui sotto, ha la possibilità di inserire l'approvazione e la data di approvazione, a questo punto lo stato del progetto diventa approvato.
I progetti approvati dal Collegio Docenti vengono poi rivisti dal DS e dal DSGA anchetenendo conto della contrattazione RSU e possono essere approvati anche dal punto di vista finanziario.
Dopo questa valutazione, il DS o il DSGA, possono accedere al link Inserire autorizzazione finanziaria. A questo punto compare, come mostrato nella figura qui sotto, l'elenco dei progetti approvati, che possono passare allo stato finanziato.
Perun progetto, lo stato finanziato è il preludio alla generazione e protocollazione effettiva degli incarichi, pertantoquando viene approvato dal punto di vistafinanziario, siailDSGA sia il personale di segreteria all'ingresso nel sistematrova subito la possibilità di Generare gli incarichi, come mostrato in figura qui sotto.
Premendo il pulsante Genera incarichi la piattaforma invia una email con in allegato il file PDF contenente gli incarichi da inviare.
In tutte le fasi,il DS, ha la possibilità di mettere in revisione un progetto qualora si ravvisi l'incompletezza della schedaprogetto oppure la necessità di rivederne alcune parti. Questa operazione può essere effettuata accedendo al link Revisione progetti e viene mostrata la seguente schermata. Come si può vedere partendo dall'alto abbiamo:
- elenco dei progetti che possono essere messi in revisione, si ricorda che è opportuno inserire la motivazione della revisione in modo da darne traccia e da dare indicazioneal referente circa le modificheda apportare.
- elenco dei progetti messi in revisione
- elenco dei progetti rivisti dai docenti referenti e in attesa di approvazione
Infine, inogni momento,ilDS e il DSGA hanno la possibilità di accedere ai report,questo può essere fatto premendo la voce Report nel menu a lato e si ha la possibilità di averei seguenti 5 report:
- Reportgenerale con voci di costo ditutti i progetti
- report con totali costi progetti
- report con tutte le schede dei progetti approvati, finanziati e conclusi in formato doc
- report con tutte le schede dei progetti approvati,finanziati e conclusi in formato html
- report con costi a carico FIS docenti e ATA per progetti-